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Inventario periódico vs inventario perpetuo: descripción general
Los sistemas de inventario periódico y perpetuo son dos métodos contables contrastantes utilizados por las empresas para rastrear la cantidad de productos disponibles para ellos. En general, el sistema de inventario perpetuo ofrece muchas ventajas sobre el sistema periódico y ahora lo utilizan todos los minoristas importantes. Sin embargo, el propietario de una pequeña empresa aún debe considerar si los beneficios de instalar un sistema de inventario permanente superan el costo adicional.
El sistema de inventario periódico utiliza ocasionalmente el recuento físico para medir el nivel de inventario y el costo de los bienes vendidos (COGS).
El sistema perpetuo realiza un seguimiento de los saldos de inventario de forma continua y las actualizaciones se realizan automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto.
Los sistemas de contabilidad de inventario periódico tienden a ser más adecuados para las pequeñas empresas, mientras que los sistemas de inventario perpetuo requieren empresas con altos volúmenes de ventas y múltiples puntos de venta (como supermercados o farmacias).
Inventario periódico
El sistema periódico utiliza ocasionalmente el recuento físico para medir el nivel de inventario y el costo de los bienes vendidos (COGS). Las compras de bienes se registran en la cuenta de compras. La cuenta de inventario y la cuenta de costos de los bienes vendidos se actualizan al final de un período establecido; esto podría ser una vez al mes, trimestralmente o una vez al año. El costo de los bienes vendidos es una métrica contable importante que, cuando se resta de los ingresos, muestra el margen bruto de una empresa.
El costo de los bienes vendidos bajo el sistema de inventario periódico se calcula de la siguiente manera:
Saldo de inventario inicial + Costo de compra de inventario – Costo de cierre de inventario = Costo de bienes vendidos
Debido a que las empresas a menudo tienen productos por miles, se vuelve difícil y requiere un recuento físico. Imagine que tiene una tienda de suministros de oficina e intenta contar y registrar cada bolígrafo. Ahora multiplique eso para una cadena de suministro de oficina. Por estas razones, muchas empresas solo realizan recuentos físicos una vez al trimestre o incluso una vez al año. Para las empresas bajo un sistema periódico, esto significa que el inventario y la cuenta de costos de los bienes vendidos no necesitan ser muy recientes o precisos.
Inventario perpetuo
Por el contrario, el sistema perpetuo realiza un seguimiento de los saldos de inventario de forma continua y las actualizaciones se realizan automáticamente cada vez que se adquiere o vende un producto. Las compras y devoluciones se registran inmediatamente en la cuenta de inventario. Siempre que no haya robo o daño, el saldo de la cuenta de inventario debe ser exacto. La cuenta de costos de los bienes vendidos también se actualiza continuamente a medida que se realiza cada venta. Los sistemas de inventario perpetuo utilizan tecnología digital para rastrear el inventario en tiempo real utilizando actualizaciones enviadas electrónicamente a las bases de datos centrales.
En una tienda de comestibles que utiliza el sistema de inventario perpetuo, cuando se intercambian y pagan productos con códigos de barras, el sistema actualiza automáticamente los niveles de inventario en una base de datos.
Diferencias principales
Los sistemas de contabilidad de inventarios periódicos generalmente son los más adecuados para las pequeñas empresas debido al costo de adquirir la tecnología y el personal para respaldar un sistema perpetuo. Una empresa, como un concesionario de automóviles o una galería de arte, puede ser más adecuada para el sistema periódico debido al bajo volumen de ventas y la relativa facilidad de realizar un seguimiento manual del inventario.
Sin embargo, la falta de información precisa sobre el costo de los bienes vendidos o los saldos de inventario durante períodos en los que no ha habido un recuento de inventario físico reciente puede obstaculizar las decisiones comerciales.
Las empresas con grandes volúmenes de ventas y múltiples puntos de venta (como supermercados o farmacias) necesitan sistemas de inventario permanente. El aspecto tecnológico del sistema de inventario perpetuo tiene muchas ventajas, como la capacidad de identificar más fácilmente los errores de inventario. El sistema perpetuo puede mostrar de manera integral todas las transacciones a nivel de unidad individual.
Bajo el sistema perpetuo, los gerentes pueden realizar las compras en el momento adecuado con información clara sobre la cantidad de bienes disponibles en diferentes ubicaciones. Un seguimiento más preciso de los niveles de inventario proporciona una mejor manera de monitorear problemas como el robo.
