La tecnología nos ha permitido agilizar más de un proceso que solían ser tediosos, incluso, sin el conocimiento adecuado, hasta imposible de realizar. Continuando en ese camino de que todo sea más rápido, existen aplicaciones para auditoría que toda empresa debería implementar.
Pero antes de dar las razones por las cuáles deberíamos optar por aplicaciones para auditoría, vale la pena recordar que las auditorías son una parte indispensable de cualquier compañía especialmente en aquellas que operan con regulaciones y estándares estrictos.
Aunque estas auditorías pueden ser internas o externas, lo cierto es que es un proceso que toma tiempo y requiere de un volumen alto de papeleo o así era como se solía hacer.
Actualmente y con la incursión de aplicaciones, plataformas y softwares cambia todo y los beneficios del uso de estas herramientas de auditoría son innegables. Está comprobado que la tecnología aplicada reduce el tiempo que lleva en realizar una auditoría pues se elimina la necesidad de los registros en papel y toda la documentación correspondientes, está en un solo lugar.
Pero no solo eso, las aplicaciones para auditorías ofrecen otros beneficios tales como:
1. Reduce el tiempo del proceso
Ya lo dice el refrán: “el tiempo es oro” y que cierto es, no solo en las auditorías sino en todos los aspectos de la vida. Además, el poder ahorrar tiempo en la realización de cualquier tarea también significa más dinero o ahorro del mismo.
Las auditorías tradicionalmente tardan mucho más en completarse de lo necesario. Esto se debe principalmente a sistemas ineficaces o poco desarrollados. Las herramientas modernas, incluido el software, pueden acelerar el proceso y mejorar los resultados. Los auditores ahora pueden adoptar una solución diseñada para automatizar auditorías repetitivas.
Un software de auditoría permite manejar las tareas de cumplimiento necesarias en la mitad del tiempo, aumentando la productividad durante todo el proceso. Por ejemplo, las empresas o auditores pueden contar en un solo lugar con más de 100 papeles de trabajo, cálculos automáticos de materialidad, muestreos de auditoría, riesgos y controles, informes automáticos, gestión de tareas y muchas más.
2. Mejora la precisión de los datos capturados durante una auditoría
Además del tiempo, otro de los problemas de hacer una auditoría de la manera tradicional es que hay más probabilidades de cometer fallas por esa pequeña margen del error humano.
Las aplicaciones para auditoría pueden eliminar ese margen de error al permitir capturar evidencia en tiempo real, monitorear la ejecución del trabajo y controlar los tiempos de ejecución.
La ventaja de poder adjuntar pruebas es que todas las personas pueden ver los hallazgos de la misma manera, sin necesidad de interpretación. Este proceso también elimina la necesidad de tomar notas extensas para describir un problema, lo que una vez más ahorra una cantidad considerable de tiempo.
3. Más información durante cada auditoría
Como sabemos. para que el auditor pueda hacer una auditoría necesita que la empresa la cual va a ser auditada le proporcione una serie de documentos. En ese afán de entregarle la documentación pertinente pueden pasarse por alto uno que otro y un archivo omitido o incompleto toma más tiempo del auditor y corre el riesgo de que tenga que apresurar el resto de su auditoría.
Esto es importante tenerlo en cuenta porque el auditor tiene un tiempo establecido para llevar a cabo la auditoría y si hacen falta documentos esto puede repercutir en riesgos de auditoría mayores y más costosos.
Con las aplicaciones para auditoría los auditores tienen más tiempo para analizar la organización en detalle y entregar una revisión mucho más amplia y completa de las operaciones. En lugar de revisar listas de verificación en papel y escribir notas, pueden hacerlo digitalmente con la seguridad de que todo quedará guardado sin riesgo a perderse.
4. Refuerza la seguridad de los datos
Un problema de la manera tradicional de auditoría y que hemos mencionado al inicio es que al manejarse muchos papeles hay altas probabilidades de que esos documentos se pierdan o se destruyan. Es aquí donde surge la falta de seguridad de los datos, que también se puede reflejar en el acceso a los mismos.
Con las aplicaciones para auditoría esa seguridad se refuerza en el sentido que no se correrá el riesgo de que los documentos se pierdan o se dañen y que solo las personas autorizadas puedan ver los informes y demás información ya que estas plataformas almacenan toda la información en la nube.
¿Y los hackers? estos softwares cuentan con sistemas de seguridad encriptados y proceso de doble verificación para que sea imposible acceder a los programas y robar información.
5. En todo lugar y en todo momento
La mayoría de los software de auditorías cuentan con versiones móviles lo que permite acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar a los informes, revisar la ejecución de las tareas, el cumplimiento de los tiempos y todo lo que respecta a la auditoría. Basta con tener internet en el teléfono celular y listo.
6. Formación y asesoramiento
Aprender a usar este tipo de herramientas digitales al principio puede ser difícil a pesar que muchas de las plataformas cuentan con un sistema y un diseño que logran que el manejo sea muy sencillo.
En caso de no entender muy bien cómo se usa la herramienta, la mayoría de las aplicaciones para auditoría cuentan con asesoría y soporte a través de chat en línea, WhatsApp o correo electrónico. Además de esta ayuda, también es posible contar con capacitaciones por parte de expertos auditores y material de apoyo.
7. Altos estándares
Una de las formas más eficientes de asegurar una auditoría confiable y eficaz es a través de las pautas fijadas en las NIA (Normas Internacionales de Auditoria). Siempre que una empresa necesite una auditoría, es muy importante que se sigan estos estándares.
Estas normas internacionales crean un estándar universal que los auditores profesionales y las propias empresas auditoras deben seguir, tanto para las auditorías internas como externas. Una gran ventaja de éstas es que tiene aportes de muchas culturas diferentes, lo que significa que no está sesgado hacia una región en particular y refleja puramente las actitudes de esa área.
Y ¿qué tiene que ver esto con las aplicaciones para auditorías? como el objetivo de estas plataformas es que el proceso de auditoría sea rápido y lo más preciso posible, todas ellas se basan en estas normas para su funcionamiento y de ese modo crear una solución integral para la gestión de proyectos, administración de recursos y que cualquiera pueda usar.
El software de auditoría se usa comúnmente para ayudar a analizar y probar los registros contables. Los objetivos, sin embargo, varían según el programa. Por ejemplo, algunas aplicaciones están diseñadas para documentar auditorías, preparar informes de auditoría e imprimir informes. Otros están diseñados para recopilar evidencia, realizar pruebas analíticas y evaluar el control interno. También hay programas más robustos que combinan las capacidades antes mencionadas en un solo paquete.
En Auditbrain encontrarás un software que reúne todas esas características para que un proceso de auditoría sea seguro, efectivo pero sobre todo rápido, gracias a que fue construido por expertos en esta materia convirtiéndose en un herramienta a la medida que puede ser utilizada por auditores externos o internos. Además, la aplicación integra todas las actividades de esta labor dispendiosa y detallada, donde se puede llevar un control de principio a fin del proyecto.
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