PROCEDIMIENTOS PARA AUDITAR LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE ACUERDO CON LAS NIAS
Para el Auditor, es necesario estar presente en el momento del conteo físico y realizar procedimientos de auditoría que le permitan sentirse satisfecho en cuanto la existencia y condición del inventario.
OBJETIVO
De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation of Accountants (IFAC), el objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del inventario.
PROCEDIMIENTOS SEGÚN LA NIA 501
Si el inventario es un rubro significativo en los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la existencia y condición del inventario por medio de:
a) Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible, para:
Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y controlar los resultados del conteo físico del inventario.
Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración.
Inspeccionar el inventario e identificar inventario dañado, obsoleto y/o de lenta rotación
Realizar pruebas físicas selectivas selectivas al recuento realizado por la compañía; y
· b) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados reales del conteo del inventario.
En caso de que el inventario sea realizado por la compañía con un corte diferente al de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la fecha del conteo y la fecha de los estados financieros.
En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoría de los movimientos del período intermedio.
Si no es factible la asistencia del auditor al inventario físico, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen evidencia válida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario. En el caso en donde el auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen de acuerdo con la NIA 705.
El auditor deberá estar atento a identificar inventario en poder de terceros y cuyo monto sea significativo en los estados financieros. Para estos casos, el auditor deberá planear y ejecutar procedimientos que le proporcionen evidencia válida y suficiente respecto a la existencia y condición del inventario, realizando ambos o alguno de los siguientes procedimientos:
Solicitar confirmación al tercero que tiene bajo su custodia y responsabilidad el inventario, en cuanto a las cantidades y condiciones del inventario.
Efectuar una inspección de las cantidades y condición del inventario que está en poder del tercero.
PROCEDIMIENTOS PARA AUDITAR LA CUENTA DE INVENTARIOS
Auditoría de Inventarios
Los inventarios son activos que:
Son poseídos para ser vendidos en el curso ordinario del negocio.
Están en proceso de producción para su venta, o
Están en forma de materias primas o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la presentación de servicios.
Los inventarios se medirán al menor entre su costo y su valor neto realizable
Los costos de los inventarios son aquellos derivados de su adquisición, transformación, producción u otros costos para darles su condición y ubicación actuales, y el valor neto realizable corresponde al precio estimado de venta, menos los costos estimados para terminar su producción y menos los costos necesarios para llevar a cabo la venta.
Las técnicas de medición de los costos son:
Método del costo estándar: Se establecen según consumos normales y las condiciones de cálculo se deben revisar en forma regular; y
Métodos de los minoristas: Se utiliza en el sector comercial al por menor.
Estas técnicas podrán ser utilizadas por conveniencia siempre que el resultado de aplicarlos e aproxime al costo.
Las fórmulas del cálculo del costo del inventario son:
Identificación específica: Costo real específico.
PEPS: Las primeras existencias adquiridas (producidas) son las primeras en verderse.
Promedio Ponderado: Requiere que las existencias al final del período reflejen el precio ponderado basado en el precio medio de unidades y existencias al comienzo del período y unidades adquiridas (producidas) durante el período. El promedio se aplicará sobre una base periódica o media móviles.
Estos son algunos pasos para realizar el programa de auditoría para la cuenta de inventarios:
Realizar pruebas de controles y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.
Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas.
Plantear las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
Confiar que las condiciones de almacenes de los inventarios sean las óptimas.
Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentran en orden y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.
Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.
Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente.
Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios.
Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o al valor neto realizable.
En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoria de los movimientos del período intermedio.
PROGRAMA DE AUDITORIA
INVENTARIOS
Para validar la información según el procedimiento de control de inventarios fijaremos el siguiente programa de auditoria desarrollando los puntos que explicados a continuación:
1. Realizar pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicable de acuerdo a las circunstancias.
2. Preparar un informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser punto para nuestra carta de recomendaciones.
3. Plantear realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Descripción
Los inventarios representan bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios. Este valor incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta.
Pruebas de Cumplimiento
1. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
2. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de inventarios.
3. Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las óptimas.
4. Verificar que los soportes de los inventarios, se encuentren en orden y de acuerdo a los procedimientos establecidos por la empresa.
5. Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes periódicamente.
6. Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
7. Observar si los movimientos en los inventarios se registran adecuadamente, modificando los documentos que estén involucrados en la entrada y salida de inventarios y las cuentas correspondientes.
8. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
Pruebas Sustantivas
1. Comprobar si las partidas en inventario están consolidadas al costo o mercado, al que sea más bajo, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
2. Las existencias de los inventarios están recopilados, calculados, valuados uniformemente soportados y reflejados correctamente en los registros auxiliares (Totalidad, Existencia, Exactitud y Presentación).
3. Comprobar que los inventarios al cierre del periodo han sido determinados, en cuanto a cantidades, precios, cálculos, y existencia, sobre una base que guarda uniformidad con la utilizada en los inventarios al cierre del periodo anterior.
4. Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad del Grupo ar.
5. Realizar una verificación de la existencia de las cotizaciones para la compra de materiales y demás elementos constitutivos del inventario.
6. Hacer una verificación de las cifras de los auxiliares con los saldos del mayor para determinar existencia.
7. La constitución de la Provisión para protección de inventarios cubre las contingencias de pérdidas que puedan originarse en disminuciones físicas y monetarias (Exactitud, Valuación y Presentación).
Criterios de evaluación
1. Los Inventarios se deben identificar y clasificar de acuerdo a su naturaleza en los registros contables.
2. Los productos terminados deben comprender los bienes producidos o adquiridos a cualquier título, con el propósito de ser comercializados y para la prestación de servicios en desarrollo de la actividad propia del ente.
3. Los Inventarios deben registrarse por el costo histórico o precio de adquisición, conformado por las erogaciones y cargos directos e indirectos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización o venta.
4. Se debe constituir Provisión para Protección de Inventarios, para disminuciones físicas o monetarias tales como: merma, obsolescencia, pérdida, desperdicio técnico en los procesos productivos o desvalorización en el Mercado. El valor de las provisiones constituidas debe revelarse por separado como un menor valor de la cuenta de inventario.
5. Las partidas excesivas, de poco movimiento o defectuosas deben estar reducidas a sus valor neto de realización.
