Por Luis Miguel Sanchez Calderon
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Si quieres optimizar el funcionamiento de tu negocio, necesitas mantenerte actualizado y utilizar las herramientas más modernas para adaptarte a las nuevas tendencias. Y, en materia de administración, la tecnología más moderna es la contabilidad en la nube.
Así como en su momento los sistemas de contabilidad electrónica dejaron en la obsolescencia a la contabilidad tradicional, ahora existen tecnologías que nos permiten utilizar otras herramientas más innovadoras, cómodas y que nos brindan mayor seguridad.
Este es el caso de los sistemas de contabilidad en la nube. Si estás interesado en conocer más sobre esta tecnología, aquí te explicamos cómo funciona, y cuáles son las ventajas de utilizar este tipo de sistemas.
¿Qué es la contabilidad en la nube?
Hasta hace poco, existía la percepción de que los sistemas contables se tienen que instalar en una computadora o en un espacio físico para que funcionen. Sin embargo, esto ya quedó atrás. Actualmente existen softwares que utilizan una tecnología más avanzada para operar desde la nube.
La nube es una red de servidores de Internet que permiten almacenar todo tipo de información. Su ventaja consiste, precisamente, en que puedes acceder a la información en desde cualquier dispositivo electrónico con conexión a Internet.
Los softwares de contabilidad en la nube utilizan esta tecnología para permitir a sus usuarios ejecutar todas las funciones de un sistema de contabilidad tradicional, sin la necesidad de instalar un programa en sus equipos. Esto conlleva múltiples beneficios.
Ventajas de la contabilidad en la nube
Utilizar un sistema de contabilidad en la nube conlleva múltiples ventajas para tu negocio: simplifica procesos, mantiene tu información más segura y te permite acceder a ella con mayor rapidez.
A continuación, te presentamos los 6 principales beneficios de utilizar un sistema de contabilidad en la nube:
1. Olvídate de las descargas e instalaciones
Algunos sistemas contables todavía venden la licencia de sus software. Sin embargo, esto ya no se ocupa. Los softwares contables tradicionales tardaban mucho tiempo en descargarse en un equipo. Adicionalmente, requerían realizar actualizaciones cotidianas que también tenían que descargarse. Esto podía significar una gran pérdida de tiempo.
En cambio, los sistemas de contabilidad en la nube no requieren ningún tipo instalación, gracias a que funcionan en línea. Además, las actualizaciones se realizan de manera automática y sin ningún costo para el usuario.
2. No dependas de un equipo o dispositivo
Por otro lado, una consecuencia de que los sistemas contables tradicionales tengan que instalarse en un equipo es que tu información se queda en el mismo. En ese sentido, el robo, extravío o descompostura del equipo podía significar la pérdida de tu información.
No obstante, la contabilidad en la nube te permite dejar de depender de un dispositivo en particular. Puedes acceder a tu información y ejecutar cualquiera de las funciones del software contable desde cualquier dispositivo.
3. Mayor almacenamiento
Otro beneficio de dejar de depender de un equipo o dispositivo es que ya no tendrás que atenerte a la capacidad de memoria o almacenamiento del mismo.
Los softwares contables en línea ofrecen una mayor capacidad de almacenamiento. Esto es gracias a que la información se resguarda en un servidor de Internet.
4. Mayor seguridad
Los sistemas de contabilidad deben ofrecerte un nivel alto de seguridad para que sepas que tus datos están en buenas manos. En ese sentido, los softwares que operan en la nube te ofrecen mayor seguridad. Sólo tú podrás acceder a tu información colocando tu usuario y tu contraseña.
De hecho, varias de las plataformas que seguramente utilizas de forma cotidiana, como páginas web, servicios de correo electrónico y plataformas de streaming utilizan este tipo de tecnología.
5. Múdate a lo digital
Otra de las ventajas de la contabilidad en línea es que te permite adaptarte a la forma en que actualmente operan negocios, bancos y hasta el Servicio de Administración Tributaria.
En México, ya es obligatorio que la facturación se haga de manera digital y no se sigan ocupando las facturas físicas. Además, en la actualidad, muchas empresas ya realizan transacciones en línea. Y también ha habido un importante desarrollo de aplicaciones bancarias que te permiten realizar transacciones en cuestión de segundos sin tener que ir al banco.
6. Facilita el trabajo en equipo
Que el sistema esté alojado en la nube también te permite lograr mejor y mayor colaboración con otros miembros de tu equipo. Si tu empresa ya es más grande, puedes contratar un plan que te permita que varios usuarios utilicen el sistema al mismo tiempo. Pero si solo lo usas tú y tu contador, también puedes colaborar y realizar modificaciones en tiempo real para ambos usuarios, por lo que te ahorras tiempo en mandar correos o pasar la información por USB como se hacía antes.
Prueba QuickBooks
QuickBooks es un sistema de contabilidad en la nube que cuenta con diversas funciones para ayudarte a gestionar tu PyME: facturación, conciliación de cuentas, reportes de gastos son algunas de ellas. Podrás ocupar estas herramientas para administrar tu negocio con la confianza de que toda tu información está encriptada y guardada en la nube y acceder a ella 24/7 desde cualquier lugar y dispositivo.
Tal y como te comenta,os, además de permitir el almacenamiento de información, en la nube también pueden ejecutarse programas y aplicaciones. QuickBooks utiliza esa tecnología para poner al alcance sus usuarios las mejores herramientas contables. Si todavía no lo conoces, aquí te presentamos sus principales beneficios.
1. Facturas ilimitadas
Algunos sistemas contables ofrecen un número limitado de facturas para realizar mensualmente. En cambio, con QuickBooks, podrás emitir un número ilimitado de facturas.
2. Complementos de pago
Además, QuickBooks te permite realizar las acciones requeridas por la versión 3.3 de la facturación electrónica del SAT, entre las que se incluyen la emisión de complementos de pago.
3. Cumple con tus obligaciones fiscales
Por otro lado, QuickBooks te permite cumplir con mayor facilidad con tus obligaciones fiscales. Por una parte, puedes generar de forma sencilla el catálogo de cuentas que te pide el SAT al registrar una empresa u organización como persona moral; por otra, la información que introduces al sistema, cada vez que generas una factura, te ayudará a elaborar en instantes tus balanzas de comprobación mensuales. Incluso, puedes obtener estos archivos en los formatos solicitados por las autoridades. Solo tendrás que realizar el envío de los documentos a través del Buzón Tributario.
4. Concilia tus cuentas
Asimismo, la contabilidad en la nube de QuickBooks te permite vincular tus cuentas bancarias con tu softwares contables para realizar conciliaciones bancarias; es decir, para comparar que los movimientos registrados por tu banco coincidan con los que tienes en tus libros contables. De esta forma podrás asegurarte de que no hayan errores u omisiones.
5. Genera reportes
QuickBooks también te permite generar reportes estándares o personalizados sobre las finanzas de tu empresa. Puedes seleccionar las cuentas, los productos o los clientes que deseas incluir, así como el periodo que deseas analizar. Si quieres que los reportes se generen automáticamente cada cierto tiempo, incluso puedes programarlos para que se envíen a tu cuenta de correo electrónico o a las de tus colaboradores.
6. Controla los permisos de los usuarios
QuickBooks te permite agregar entre una y 25 cuentas para tus colaboradores, según el plan que elijas. La ventaja es que, como administrador, puedes determinar los derechos de acceso para cada usuario, y así controlar las acciones que cada uno puede realizar. Tienes la opción de determinar si el usuario tendrá un permiso estándar, con el que podrá acceder a las cuentas que tú elijas, un rol de administrador, con el que podrá ver todas las cuentas de la empresa.
7. La mejor interfaz
Finalmente, QuickBooks cuenta con una interfaz de manejo amigable. Esto te permitirá realizar todas las funciones anteriores y algunas otras de manera intuitiva. Además, contarás con soporte técnico vía telefónica y con tutoriales en video que te permitirán revisar paso a paso como ejecutar los procedimientos.
Así que no esperes más: contrata QiuckBooks y empieza a disfrutar de las ventajas de la contabilidad en la nube.
