¿Qué es la Caja Chica?. ¿Cómo contabilizar?. Ejemplos.
Hoy te enseñaremos todo en relación a los asientos de diario de la caja chica. Te mostraremos como registrar la creación de caja chica, los asientos de los gastos por pagos menores, los reembolsos del fondo de caja y varias cosas más. En fin, te estaremos presentando un ejercicio a modo de ejemplo de caja chica resuelto, donde incluimos todas las principales operaciones que pueden ocurrir, así que si quieres conocer todo sobre este tema sigue con nosotros.
¿Qué es el Fondo de Caja Chica y su Importancia?.
Este fondo está constituido es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para realizar pagos menores o de cuantía pequeña, que si los hiciéramos emitiendo cheques u otros instrumentos de pago , no tendrían la funcionabilidad adecuada para efectos operativos y harían el proceso de pago más engorroso. La importancia de caja chica viene dada porque esta abarca entre otros el llamado fondo fijo o fondo para pagos para pagos menores, y también un fondo para cambios. Con el fondo para pagos menores se pagan los anticipos de viáticos. Estos fondos deben ser manejados por una persona de conocimiento y experiencia para que los maneje adecuadamente. Se debitan al crear los fondos o al aumentarlos, y se acreditan por las rebajas, utilización o cancelación de los fondos y por los depósitos efectuados en las cuentas bancarias de la entidad.
De la exactitud en tiempo y contenido que muestre esta cuenta y sub cuenta dependerá también la toma de decisiones correctas por parte de la gerencia. A continuación, te mostramos los principales asientos de diario que se ejecutan en esta cuenta.
La Apertura de Caja Chica.
Cada país tiene su propio plan de cuentas, por lo que el número de las cuentas difiere de un lugar a otro. En este artículo mencionaremos el nombre de las cuentas y no su número. Un buen ejemplo de caja chica es el siguiente asiento que te mostramos a continuación. Este registro es necesario efectuarlo cuando procedemos a la apertura de caja chica donde antes no la había, con el objetivo de contar con fondos depositados en ella hacer pagos menores por compra de sellos y agilizar el proceso de todos los pagos menores. Se registra de la siguiente forma:
Se crea un fondo de caja chica por valor de $ 500.00
Incremento del Fondo de la Caja Chica.
Al cabo de 6 meses de la operación anterior, se llega a la conclusión de que este fondo resulta muy pequeño para el volumen de operaciones de ese lugar, por lo que se decide incrementarlo en $ 300.00
Disminución del Fondo de la Caja Chica.
A su vez, dos meses después de haber efectuado la ampliación que aparece en el asiento anterior, se llega a la conclusión de que con $ 700.00 es suficiente para enfrentar las operaciones de esta entidad, por lo que se decide devolver al banco $ 100.00
Pagos por Caja Chica.
Se paga en efectivo la compra de sellos de timbre para pago de impuestos sobre documentos por valor de $ 500.00
Reembolso de Caja Chica, Asiento Contable.
Esta operación también se conoce con el nombre de reposición de caja chica. Sucede que al efectuar sucesivos pagos menores llega el momento en que nos percatamos que en caja queda poco dinero que puede resultar insuficiente para efectuar un próximo pago, en este ejemplo de reposición de caja chica solamente quedan $ 200.00 de los $ 700.00 que componen el fondo, por lo que se decide efectuar el reembolso a caja de los $ 500.00 gastados mediante una nueva extracción de dinero en efectivo de nuestra cuenta de banco.
Pago de Anticipo de Dietas para Viáticos.
El procedimiento de caja chica también tiene concebidos asientos contables cuando se pagan anticipos de viaje. En este ejemplo al funcionario X se le entregan $ 400.00 en gastos de anticipo para pago de viáticos de viaje por concepto de alimentación y hospedaje.
Liquidación de Anticipo al Regreso del Viaje.
El funcionario X, al regresar de su viaje presenta comprobantes de gastos por valor de $ 300.00 y devuelve a caja $ 100.00 por concepto de efectivo no utilizado.
Faltante de efectivo en Arqueo de Caja.
Una buena práctica de caja chica es realizar arqueos periódicos y sorpresivos, para comprobar la exactitud del efectivo que debe haber. El arqueo consiste en al total del fondo fijo se le resta los vales pagados no reembolsados, así como los anticipos pendientes de liquidar y sabremos la cantidad de efectivo que debe haber. Se procede a contar todo el efectivo compuesto por billetes y monedas y se comprueba que este cuadrado con lo que debe existir en ese momento. Te mostramos un ejemplo de qué hacer al realizar un arqueo sorpresivo en la caja donde se detecta un faltante de $ 10.00
Sobrante de efectivo en Arqueo de Caja.
Al realizar un arqueo sorpresivo en la caja se detecta un sobrante de $ 20.00, por lo que debemos realizar el asiento contable de caja chica que te mostramos a continuación:
Conclusiones.
Un registro contable exacto, preciso y oportuno, de todas las operaciones del Efectivo en Caja Chica permitirá a la gerencia conocer la cantidad de efectivo disponible en caja para poder enfrentar el pago de obligaciones.
Esperamos que el artículo te haya resultado de utilidad para aprender hacer todos los asientos relativos al efectivo en caja. Nos gustaría saber si te resultó provechoso, por lo que como de costumbre, te solicitamos nos permitas conocer tu punto de vista expresando tu voto al final de esta página. Si lo deseas puedes sugerirlos a tus colegas o amigos. Muchas gracias y hasta la próxima.
